新年度に情報共有やタスク管理の不備により困った経験はないだろうか。株式会社ヌーラボの調査によると若手社員の8割が「情報の混乱」を経験している。混乱を防ぐためにできる対策はあるのだろうか。「若手社員の戸惑いとチームワークマネジメントの実態」の調査を詳しく見てみよう。
約8割の若手社員がメールやチャットで「困った経験あり」
株式会社ヌーラボは、2025年1月27日に20～25歳のビジネスパーソン600人を対象に「若手社員の戸惑いとチームワークマネジメントの実態」をインターネット調査で実施した。はじめに「社内外の関係者と、メールやビジネスチャット等で連絡をとる際に困った経験はあるか」と尋ねたところ、79.1%が「困った経験あり」と回答。最近では、メールやビジネスチャットで社内外の人と連絡をとるのは当たり前となり、大量の情報が集中することに困惑してしまうのだろう。
次に「仕事でメールやビジネスチャットを使用する際どのようなことに困っているか」と尋ねると、一番多かった回答は「通知が多すぎて確認漏れが発生する」（30.4%）だった。次いで、「重要な情報が埋もれて見逃してしまう」（25.9%）、「やり取りの履歴や必要な資料を探すのに時間がかかる」（24.4%）という回答も多かった。メールやチャットに届く情報が多すぎることにより、見落としてしまったり、整理が追いつかなかったりするという状況に陥っているようだ。
約半数が「資料探し」に年間26時間費やしている!?
次に、「1週間でどれくらいの時間を、資料や履歴探しに費やしているか」と尋ねると、約半数が1週間に30分以上を資料探しに費やしていることが分かった。年間にすると26時間以上かかっていることになる。企業全体で見ると大きなコストだろう。
多くの業務でエクセルを使うが、「エクセルを使用したデータ管理で、不便を感じたことがあるか」と尋ねたところ、60.5%が「不便と感じた経験あり」と回答。その理由を尋ねると、「ファイルの容量が大きくなると動作が遅くなる」（22.3%）、「複数人による同時編集ができない」（20.3%）、「データの最新バージョンが分からなくなる」（16.8%）が多かった。便利な面もあるが、管理の煩雑さが業務効率を下げているという側面もあるようだ。
多くの若手社員が、メールやチャットの通知過多やエクセルでのデータ管理について困った経験があるということが分かった。こうした原因の1つに、「チームワークマネジメントの欠如」が考えられる。チームワークマネジメントとは、個々のタスク管理にとどまらず、異なる所属や組織を超えたメンバーが共通の目標に向かい、効率的に業務を進めるための手法だ。これを実践すれば、タスクの責任者や期限が明確になり、情報の混乱も防げるだろう。若手社員に「チームワークマネジメントが実践されているか」と尋ねた調査では、「十分に実践されている」と回答したのは10.5%のみというデータも出ている。新入社員の受け入れや部署移動が多い新年度に備えて今一度、チーム全体で情報の整理・共有をしてみてはどうだろうか。
出典:【株式会社ヌーラボ】
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